Os primeiros passos para uma Gestão Financeira eficiente

Entenda por onde começar e quais passos você deve dar para garantir a organização do dinheiro da sua empresa

Quando imaginamos o caminho que o dinheiro faz dentro de uma empresa, logo pensamos em um fluxo de caixa organizado, controlado e um futuro bem desenhado, certo?

Acontece que muita gente não tem essas informações dispostas da forma correta, e o que deveria ser algo positivo para o negócio acaba se tornando uma dor de cabeça.

Reverter esse quadro não é tão complicado, mas exige comprometimento e a dedicação de uma parcela mínima do seu tempo todos os dias. Vamos ver por onde começar?

A Importância da Gestão Financeira

Para falar de gestão financeira precisamos falar sobre organização. Pense em dois cômodos de uma mesma casa.

Em um, muitas coisas estão empilhadas, outras estão dentro de caixas, não há espaço para caminhar. Você precisa de um item que está nesse cômodo, mas é tão trabalhoso e cansativo procurar que você desiste ou acaba comprando um item igual, jogando dinheiro fora.

De forma simples e direta, esse é um caixa desorganizado de uma empresa: sem as informações dispostas de forma correta e organizada, ele te faz perder dinheiro.

Agora pense que no cômodo ao lado, tudo está organizado, categorizado, você tem caixas com centros de custo corretos, pasta com projetos… Se precisar de algo, rapidamente consegue encontrar, sem perder tempo.

Esse é o caixa que sua empresa precisa ter: com informações claras, organizadas, registros de fácil consulta que otimizem seu dia e te ajudem.

Esse exemplo pode parecer muito simples e te fazer perguntar “mas como ter o caixa organizado impede que eu perca dinheiro?”.

E a resposta é muito simples: com organização, podendo visualizar melhor suas movimentações, você consegue enxergar todas as possibilidades, oportunidades e informações financeiras da sua empresa com clareza. Assim, sabe onde pode economizar, investir e até onde estão seus gargalos ou gastos desnecessários.

Essas informações parecem importantes? Pois elas são! E além de garantirem maior segurança ao tomar decisões importantes para seu empreendimento, também te darão a visão de como está a saúde da sua empresa, permitindo entender que pontos necessitam de atenção.

Você quer definir metas, entender os valores movimentados em determinado período, quanto ganhou ou gastou, realizar um planejamento certeiro, aumentar seus lucros? Então organize seu caixa.

Mão na Massa: Por onde começar?

O primeiro passo não poderia ser mais simples: crie o hábito de anotar cada gasto e cada ganho. Independente de ser um grande ou pequeno valor, uma entrada ou uma saída, registre-a!

Como eu disse anteriormente, organizar o financeiro do seu negócio exige comprometimento e a dedicação de uma parcela mínima do seu tempo todos os dias. Então todos os dias separe 15 minutos do seu tempo e, em uma planilha ou software, anote tudo o que foi movimentado.

Com esse primeiro passo em prática você já terá uma visão rápida de como as coisas estão e já conseguirá responder perguntas como por onde entra e sai dinheiro? Que contas você paga fixamente todos os meses? Que valores recebe todos os meses?

Realizando esse registro frequentemente, você conseguirá colher, no futuro, dados que podem te ajudar a pensar em sua estratégia de negócio. Conseguirá visualizar, por exemplo, períodos em que o seu caixa tem mais movimento ou épocas em que deve apertar os cintos.

Como Registrar as Movimentações

Antes de tudo, entenda que você precisará de uma ferramenta para te ajudar. Seja um caderno, uma planilha ou software, não existe gestão financeira bem feita sem o registro das movimentações do seu caixa.

E seu caderno ou planilha podem sim ser funcionais, mas você precisará criar os gráficos e análises na unha depois de ter tudo anotado. Então, nesse contexto de organizar o que está bagunçado, um software pode facilitar muito a sua vida por fazer tudo automaticamente.

O Granatum, por exemplo, já traz as opções de incluir lançamentos, categorizar e até cobrar e monitorar recebimentos de clientes. Tudo integrado ao fluxo de caixa. Ou seja: softwares são uma ferramenta mais fácil, prática e segura – mas também dependem de você alimentá-los com os dados!

05 Passos Simples e Importantes

Você já entendeu que precisa colocar ordem na casa e que o fluxo de caixa, além de ponto inicial e indispensável da gestão financeira, é fundamental para o êxito e avaliação da sua empresa

Então veja abaixo cinco informações que você precisa ter para garantir uma gestão financeira eficiente:

1. Período

Não adianta se desesperar e querer colocar ordem nos últimos 05 anos da sua empresa. Então priorize o presente e o futuro! Escolha um período, a partir de agora, para ser seu referencial. por exemplo, um ano a partir de agora.

2. Saldo Inicial

Com o período determinado, faça um levantamento de todos os valores existentes nas contas da empresa. Registre os valores das contas bancárias, cofre, caixinha administrativo, tudo que estiver disponível na sua empresa!

Esse valor será nosso saldo inicial e, a partir dele, o fluxo de caixa da sua empresa começará a tomar forma.

3. Registre tudo!

Isso está sendo repetido à exaustão neste artigo todo, né? É que, de fato, é a coisa mais importante a se fazer.

Então tire um tempinho e anote todas as transações financeiras da empresa: contas como luz, água, internet; salários dos funcionários; materiais; contas a pagar aos seus fornecedores e contas a receber dos clientes, inclusive compras e vendas a prazo!

Por exemplo: se um cliente fez uma compra e parcelou em três vezes, anote as três parcelas no seu fluxo de caixa para saber que você precisa receber esse dinheiro. A mesma coisa se for pagamento a um fornecedor: comprou parcelado? Anote as parcelas para saber que essa quantia está comprometida mensalmente para o pagamento do seu fornecedor.

Faça isso tanto com os valores fixos quanto com os valores variáveis. E registre as entradas e saídas de dinheiro com atenção e, preferencialmente,  no momento em que eles acontecerem. Assim quando você consultar seu fluxo de caixa saberá que as informações estão corretas e atualizadas.

4. Analise

Entender e prestar atenção aos dados do seu fluxo de caixa são essenciais para o próximo passo: planejamento.

Então confira seus relatórios, entenda quanto seu negócio está custando para se manter ativo, qual o valor mínimo necessário para se manter rentável, que pontos estão gerando mais lucro, períodos com vendas mais frequentes ou até setores que geram prejuízo.

É nessa hora que você vai conseguir entender gargalos que precisam de atenção para não serem prejudiciais à saúde da sua empresa, assim como que atividades podem ter um investimento para se tornarem ainda mais rentáveis!

5. Planeje

Se você identificar os pontos de atenção ao analisar seu fluxo de caixa com o devido cuidado, é no momento do planejamento que deverá tomar as decisões sobre o que fazer sobre eles e quando.

Um exemplo prático: vamos supor que você analisou a projeção do seu fluxo de caixa para os próximos meses e percebeu que em janeiro do próximo ano seu saldo operacional pode ficar negativo. Nesse momento, você consegue pensar nas opções que terá e no que pode colocar em prática para reverter essa situação.

Às vezes, se o próximo mês for de alto números de vendas, pensar em uma forma de vender ainda mais, talvez decidir em que setores da empresa pode economizar algum valor, ou até decidir se será preciso recorrer ao dinheiro guardado ou mesmo um empréstimo.

Consegue enxergar os benefícios que um fluxo de caixa e uma gestão financeira eficiente podem trazer ao seu negócio? Então arregace as mangas e comece hoje mesmo a colocar essas dicas todas em prática!

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Conteúdo produzido por Stephanie Schwarz, integrante do time de marketing do Granatum, software de gestão financeira empresarial.